नवा रायपुर। छत्तीसगढ़ सरकार ने राज्य में सुशासन, पारदर्शिता और शासकीय कार्यों को अधिक प्रभावी व सरलीकृत बनाने की दिशा में एक और बड़ा कदम उठाया है । सामान्य प्रशासन विभाग (GAD) द्वारा मंत्रालय, विभागाध्यक्षों, संभागायुक्तों और सभी कलेक्टर्स के लिए ई-ऑफिस (e-Office) में नस्तियों (फाइलों) के परिचालन को लेकर नए तकनीकी दिशा-निर्देश जारी किए गए हैं । अब ई-ऑफिस में फाइलों का विषय बदलने, उन्हें होल्ड (पार्क) करने और काम पूरा होने पर क्लोज (नस्तीबद्ध) करने की व्यवस्था में बड़े बदलाव किए गए हैं ।
विषय संशोधन (Edit) और क्लोजर (Closure) के बदले नियम
नए नियमों के मुताबिक, ई-ऑफिस में संधारित किसी भी फाइल के विषय में संशोधन (Edit) केवल वही अनुभाग अधिकारी या लिपिकीय कर्मचारी कर सकेगा, जिसकी आईडी से वह फाइल पहली बार बनाई या शुरू की गई थी । इसके अलावा, फाइलों के त्वरित निपटारे के लिए ‘क्लोजर’ प्रक्रिया को अनिवार्य किया गया है । यदि किसी फाइल पर आगामी महीनों में कोई कार्यवाही अपेक्षित नहीं है, तो पेंडेंसी समय (Disposal Time) को कम करने के लिए उसे क्लोज करना होगा । इसके लिए संबंधित बाबू या कर्मचारी को ई-ऑफिस के ‘टैग’ विकल्प के माध्यम से अनुभाग अधिकारी से पूर्व अनुमति लेनी होगी । खास बात यह है कि क्लोज्ड फोल्डर में रखी गई फाइलों की गिनती पेंडेंसी समय में नहीं होगी और जरूरत पड़ने पर अधिकारियों की मंजूरी से इन्हें दोबारा (Re-Open) भी किया जा सकेगा ।
फाइल पार्किंग (Park) और ‘To Do List’ की समय-सीमा तय
यदि किसी फाइल पर तत्कालीन परिस्थिति में तुरंत कार्रवाई की जरूरत नहीं है, तो उसे ‘पार्क’ (Hold) करने के लिए भी रैंक के हिसाब से समय-सीमा निर्धारित कर दी गई है । आदेश के अनुसार, अवर सचिव (Under Secretary) से लेकर उनसे उच्च स्तर के सभी वरिष्ठ अधिकारी किसी भी फाइल को अधिकतम 3 दिनों तक पार्क रख सकेंगे । वहीं, अन्य सभी लिपिकीय व अधीनस्थ कर्मचारियों को केवल 2 दिनों तक ही फाइल पार्क करने का अधिकार होगा । इससे अधिक समय तक फाइल होल्ड रखने के लिए अपने वरिष्ठ अधिकारी से विशेष अनुमति लेनी अनिवार्य होगी । इसके साथ ही शासकीय सेवकों को अपने दैनिक कार्यों के बेहतर प्रबंधन के लिए ई-ऑफिस के होम पेज पर जाकर ‘+’ बटन के जरिए अपनी ‘To Do List’ (कार्य सूची) बनाने के निर्देश भी दिए गए हैं ।